项目会议管理概述

发布日期:2021-05-13 03:10   来源:未知   阅读:

  项目会议是项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、确保项目按计划顺利进行的有效手段。通过举行项目会议,项目经理可以与组织外部的客户、供应商、分承包商、政府机构以及组织内部的发起人、项目组成员、相关职能部门经理等项目利益相关者进行充分地、面对面地沟通,一方面可以帮助项目经理全面了解项目的进度、成本、质量、工作任务的完成状况,以及人员表现,客户满意度,项目执行过程中暴露的问题和出现的冲突,另一方面也有助于项目经理集思广益,博采众长,充分听取各方面意见,从而为提升项目团队士气、进行项目决策、解决项目冲突奠定坚实的基础。

  进行项目会议管理时应该坚持以下一些原则:(1)制定会议管理的政策;(2)会议应在真正需要的时候召开,会议应该解决一定的实际问题;(3)确定会议的目的,不召开无意义、无目的的“糊涂会”;(4)明确参加会议的人员,与会议议题无关的人员无需要参加会议;(5)准备会议议程;(6)准备会议材料;(7)严格遵守会议的开始是时间;(8)按议程进行,提高会议效率;(9)鼓励与会者的积极参与,发扬民主,集思广益;(10)掌握和控制会议,引导会议发言朝着结论进行,避免会议跑题太远;(11)会议不要超时,避免冗长的会议,在必须延长会议时间时,应征得大家的同意;(12)结束时进行总结,编写会议记录(或会议纪要):(13)即使分发会议记录与会议成果。

  管理会议是一项很重要的管理功能。这包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈,提供了一种集体解决项目问题机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议,创造适当的团队气氛。他/她必须明确对会议的期望。依据项目要达到的目标,主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会议上讲得过多,会议可能会低效。主持人的影响取决于与会者对他/她要达到会议目标努力的认可度和他/她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。

  会议可能是低效的或完全是浪费时间的,特别是项目经理犯下面一些常见的错误时: